Event, Marketing & Office Assistant

Hos oss blir du en nyckelperson på vår digital byrå. Du är den som får saker att hända: du är med och skapar våra event, stöttar marknadsavdelningen administrativt och ser till att vår byrå är en härlig plats att vara på - både för våra kunder och anställda! Det här är en roll för dig som trivs när det händer mycket och som vill jobba nära både marknadsavdelningen, HR och våra anställda. En social roll med mycket frihet under ansvar!

Om rollen

Som Event, Marketing & Office Assistant ansvarar du för att planera och genomföra våra kundevent – allt från större kunskapsdagar med 100 deltagare till mindre frukostevent eller workshops med ett fåtal kunder. Du är den som ser till att våra kunder och leads känner sig välkomna, att allt flyter smidigt och att våra event håller hög kvalitet både i upplevelse och detaljer.

Du jobbar nära vår sälj- och marknadsavdelning, som står för innehåll och koncept – medan du är den som hjälper till att få planerna att bli verklighet. Det innebär bland annat att:

• Skicka ut inbjudningar och följa upp deltagarlistor i vårt CRM Hubpsot

• Stötta i SoMe-hantering

• Ansvara för ankomstregistrering och gästupplevelsen

• Ha koll på lokal, flöden samt leverantörers som catering och teknik

Utöver eventen stöttar du marknad och sälj med enklare marknadsföringsuppgifter, t.ex. nyhetsbrev i vårt CRM, enklare arbete i sociala medier och enklare uppdateringar på webben och på intranätet.

En viktig del av rollen är också att vara vårt kontors hjärta – den som skapar trivsel och ser till att vår arbetsplats fungerar varje dag. Här har du möjlighet att sätta tonen för kultur och vardagsglädje genom rutiner, frukostar, fikastunder, AW:s och andra initiativ. I detta arbete jobbar du nära HR.

Huvudsakliga arbetsuppgifter

Event & Marknad:

• Planera och genomföra kundevent, stora som små

• Hantera deltagarlistor, inbjudningar och ankomstregistrering

• Stötta marknad och sälj med enklare marknadsföringsuppgifter (t.ex. nyhetsbrev, SoMe, CRM)

• Assistera sälj- och marknadsteamet med enklare uppgifter

Kontorsansvar och kulturbyggande

• Säkerställa ett trivsamt, fungerande och välkomnande kontor

• Skapa den där lilla extra omtanken och bidra till en trevlig och trivsam miljö

• Frukost (en dag per vecka) fikor (två per vecka)

• Stödja interna aktiviteter som frukostar, kundluncher, fika, AW:s och interna events

• Hjälpa till med enklare budgetuppföljning och kostnadsnoteringar

Administrativt stöd

• Boka resor, hotell och mötesluncher

• Ta emot leveranser och hantera inköp

• Scanna fakturor och hantera enklare administrativa uppgifter  

Vem är du? Detta tar dig närmare jobbet

• Har erfarenhet av event eller liknande service-/koordinatorroller

• Viss erfarenhet av markandsföring

• Är social, ordningsam och gillar att skapa struktur

• Har öga för detaljer och samtidigt kan hålla ihop helheten

• Trivs i en roll med mycket kontakt med människor

• Är praktisk, effektiv och gillar att ta ansvar

• Uppskattar en varierad arbetsdag med både event, administration och kontorsansvar

• Har bra datorvana

• Erfarenhet av sociala medier, CRM eller HubSpot  

Fördelar för dig som anställd

Hos oss är alla ansvariga för att bidra till utvecklingen av bolaget. Det innebär stort ansvar både på och utanför jobbet. Work-life-balance är jätteviktigt! Och humor. Det släpps lös både ett och två garv i den här verksamheten ska du veta.

Vi har en go och omtänksam stämning. Vi gillar att jobba ihop på kontoret och det går såklart finfint att jobba hemifrån också.

Dessutom får du:

• 5 000:- i friskvårdsbidrag.

• Schyssta och bra ersättningsnivåer, tjänstepension med mera.

• Ofta frukost, fika och firande samt roliga aktiviteter efter arbetstid.

• Gemensamma träningspass.

Visst låter det intressant! 

Hos oss får du en varierad och rolig roll där du gör skillnad varje dag – både för våra kunder och för oss på byrån i vardagen. Du blir en viktig del av vår kultur, våra event och vår gemensamma energi.Du får jobba i fina nyrenoverade lokaler på Regeringsgatan 109 och blir en del av iO Sweden AB (som vi ska byta namn till vid årsskiftet).

Vill du vara den som skapar upplevelser, sätter guldkant på vår vardag och får kontoret eller kundeventet att fungera som bäst? Då ser vi fram emot din ansökan!